No.31 Sobre la reforma organizativa

(Boletín Inagi, edición del 15 de mayo de 2014)

El Ayuntamiento ha implementado una reorganización junto con el cambio de este año y está operando con una nueva estructura. En abril de 2014, para evitar confusiones, se aumentó el número de empleados en la entrada principal, pero ¿fue suficiente la información proporcionada?
La reforma organizativa de esta vez es uno de los primeros desafíos que abordé al asumir el cargo de alcalde, y se ha llevado a cabo después de tres años de preparación.
En la revisión,

1. Hacer que la organización sea fácil de entender y utilizar,
2. Reducir la carga de trabajo del personal al clasificar las tareas y gestionarlas de manera centralizada en cada departamento especializado,
3. De esta manera, cada empleado puede concentrarse en sus tareas asignadas y mejorar la calidad del servicio a los ciudadanos,
4. Consolidar el talento y buscar la eficiencia

Se tomó como base el pensamiento fundamental, y a diferencia de las reformas organizativas tradicionales, donde el Departamento de Planificación y Asuntos Generales elaboraba unilateralmente las propuestas de reforma, se llevó a cabo una consulta de opiniones de los empleados de todos los departamentos y se formuló la propuesta de reforma en conjunto con todo el Ayuntamiento.
Los principales puntos de enmienda son,

1. Para integrar y simplificar al máximo las operaciones relacionadas con los niños, que anteriormente abarcaban tres departamentos, se ha designado un "Director del Departamento de Bienestar Infantil".
2. Para promover la recuperación de deudas en toda la ciudad, parte de los ingresos no cobrados que no son impuestos también serán gestionados de manera centralizada por la Sección de Impuestos (nombre anterior = Sección de Recaudación de Impuestos).
3. Clasificar las tareas necesarias para la gestión y operación de las instalaciones según su naturaleza, y asignarlas a diferentes departamentos especializados.

entre otros.
Aunque se hable de la gestión y operación de las instalaciones en una sola frase, hay diferentes tipos de tareas que incluyen "gestión diaria" como la apertura y cierre de llaves, limpieza, pago de servicios públicos y reparaciones menores; "gestión operativa" como la realización de eventos y cursos; "gestión de activos" como la inscripción en el libro de activos y la elaboración de estados financieros; y "gestión de conservación" como el diagnóstico del deterioro del edificio, la planificación de reformas y la ejecución de obras.
Anteriormente, cada organización de las instalaciones se encargaba de todas ellas, pero era difícil para el personal de cada instalación dominar todas esas tareas y ejecutarlas de manera eficiente.
Por lo tanto, en esta ocasión, se decidió que, en principio, la gestión de los bienes sería realizada por el Departamento de Asuntos Generales, la gestión diaria se externalizaría en la medida de lo posible, el departamento responsable se dedicaría a la gestión operativa, y el mantenimiento sería llevado a cabo por el Departamento de Urbanismo, de modo que múltiples organizaciones se involucren activamente en una sola instalación.
En la actualidad, los cambios en la situación socioeconómica son intensos, y la demanda administrativa se está diversificando y sofisticando cada vez más. En medio de la disminución de la natalidad y el envejecimiento de la población, debemos lograr el máximo efecto con recursos limitados. Por lo tanto, la estructura organizativa y los sistemas de contratación de personal dentro de la organización deben ser revisados constantemente.
Continuaremos esforzándonos por mantener y continuar los servicios para los ciudadanos, por lo que agradecemos su comprensión.